Koniec z papierami? Nowelizacja przepisów BHP od 12 grudnia 2025 r.

Data 12 grudnia 2025 r. może być zapamiętana przez wielu pracodawców i służby BHP jako moment istotnej zmiany – to właśnie wtedy wchodzi w życie nowe rozporządzenie, które modyfikuje zasady dokumentowania szkoleń BHP. W praktyce oznacza to, że dotychczasowe procedury – papierowe potwierdzenie uczestnictwa w szkoleniu wstępnym – zostają uzupełnione o nową, cyfrową ścieżkę. Dla firm, które chcą być na bieżąco i minimalizować ryzyko braków w dokumentacji, ta zmiana ma znaczenie fundamentalne. W artykule przyjrzymy się, co dokładnie się zmienia i jakie mogą być tego konsekwencje.

Co się zmienia? – nowe zasady dokumentacji szkolenia BHP

Elektroniczne potwierdzenie szkolenia

Z dniem 12 grudnia 2025 r. w życie wchodzi nowelizacja Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 24 listopada 2025 r.

Nowością jest możliwość potwierdzania odbycia szkolenia wstępnego BHP w formie elektronicznej – obok tradycyjnej formy papierowej (np. fizyczna karta szkolenia, podpis). Oznacza to, że dokumentacja BHP może być prowadzona cyfrowo, co ułatwia zarządzanie i archiwizację – szczególnie w większych organizacjach.

Brak przepisów przejściowych – co to znaczy w praktyce

Nowe regulacje nie przewidują okresu przejściowego ani karencji – od 12 grudnia 2025 r. forma elektroniczna jest formalnie uznawana. W praktyce firmy, które od tego dnia nie będą miały potwierdzenia (papierowego lub elektronicznego), mogą mieć problem z dowodem, że szkolenie zostało przeprowadzone.

Dlaczego ta zmiana ma znaczenie – plusy i wyzwania

Nowelizacja przepisów otwiera drogę do pełnej digitalizacji dokumentacji, co znacząco ułatwi życie pracodawcom – ale jednocześnie wymaga od nich dostosowania procedur i zadbania o bezpieczeństwo danych. To praktyczna zmiana, która przynosi zarówno korzyści organizacyjne, jak i nowe obowiązki, których nie można zignorować.

Zalety dla pracodawców i służb BHP

• Oszczędność i wygoda – prowadzenie dokumentacji online to mniej papieru, prostszy dostęp, łatwiejsze przeszukiwanie archiwum.
• Lepsza kontrola i transparentność – w razie kontroli łatwiej zweryfikować, kto i kiedy odbył szkolenie.
• Wsparcie dla nowoczesnych firm – elastyczność i cyfryzacja dokumentacji odpowiadają trendom digitalizacji i pracy zdalnej / hybrydowej.

Wyzwania i obawy – co warto rozważyć

• Bezpieczeństwo danych – trzeba zapewnić odpowiednie środki ochrony i kopie zapasowe, by nie stracić dokumentacji.
• Rzetelność potwierdzeń – podpis elektroniczny lub system e-administrowania musi gwarantować, że szkolenie rzeczywiście się odbyło (z punktu widzenia BHP i potencjalnych kontroli).
• Adaptacja procedur wewnętrznych – firmy muszą w praktyce wdrożyć nowy sposób dokumentacji i poinformować pracowników oraz służby kadrowe.

Kontekst zmian – BHP w 2025 r. i szersze trendy

Zmiana wpisuje się w szerszy nurt digitalizacji procedur BHP i administracji – co wcześniej było papierowe, coraz częściej przenosi się do formy elektronicznej. W 2025 r. obserwujemy również zapowiedzi lub wdrażanie innych zmian: m.in. w obszarze ergonomii stanowisk, przepisów dotyczących warunków mikroklimatycznych i dostosowywania miejsc pracy do wyzwań współczesności – choć nie wszystkie z nich weszły w życie.

Rozszerzony wymiar odpowiedzialności pracodawcy

O ile starsze przepisy koncentrowały się głównie na warunkach fizycznych pracy, to obecne regulacje i projekty – zgodnie z tym co wskazują analizy branżowe – idą w kierunku kompleksowego podejścia do BHP: ergonomia, ochrona zdrowia, dokumentacja, elastyczne formy zatrudnienia, dostosowanie do realiów 2020+.

Digitalizacja BHP idzie równolegle z innymi zmianami w prawie pracy (np. zapowiedzianą reformą rekrutacji, jawnością płac, nowymi regulacjami w umowach), co sugeruje, że polski rynek pracy w ostatnich latach wchodzi w fazę głębszej modernizacji.

Co to oznacza dla firm i służb BHP – praktyczne wskazówki

• Przejrzyjcie dokumentację: sprawdźcie, czy karty szkoleń wstępnych są kompletne – od 12 grudnia 2025 r. możliwa jest forma elektroniczna.
• Jeśli prowadzicie wiele szkoleń – rozważcie wdrożenie systemu do e-archiwizacji dokumentacji.
• Wprowadźcie procedurę potwierdzania szkolenia elektronicznie – z podpisem lub innym zabezpieczeniem – aby była zgodna z regulacjami.
• Przeszkolcie służby BHP / kadry / osoby odpowiedzialne za dokumentację, aby wiedziały, że od 12 grudnia zmienia się forma potwierdzenia.
• Pamiętajcie o backupie danych – kopia elektroniczna to nie wszystko, trzeba też zabezpieczyć przed utratą.

 

Czy ta zmiana to tylko formalność?

Czym jest wypalenie zawodowe i jak wpływa na bezpieczeństwo pracy?

Szkolenie wstępne BHP ? klucz do bezpieczeństwa w pracy

Testowanie wiedzy jako kluczowy element szkoleń okresowych BHP

Szkolenia BHP dla branży e-commerce. Bezpieczeństwo w cyfrowym świecie

Pierwsza pomoc w pracy. Jak często powtarzać szkolenie?